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Na, wo hast du deine Social Media-Apps auf dem Smartphone inzwischen geparkt? Hast du dir einen Ordner angelegt? Einen, der dich beim Öffnen daran erinnert, wie wertvoll deine Lebenszeit ist? Und dass du sie auf keinen Fall mit Daddeln vergeuden willst? Super! Dann bist du schon einen großen Schritt vorangekommen! Heute erfährst du außerdem, wie du mit Abkürzungen schneller am Ziel ankommst und mehr Zeit für das generierst, was dir wirklich wichtig ist.

Immer und immer und immer wieder

Ich bin mir sicher, dass es auch in deinem Arbeitsleben Nachrichten gibt, die du immer wieder aufs Neue verschickst. Das können Links zu Videokonferenzen sein. Oder Aufforderungen zum Bewerten deines Profils auf Google. Oder Anweisungen zum Buchen eines Termins. Und so weiter. Ich denke da vor allem an identische Inhalte, die du immer wieder über unterschiedliche Plattformen sendest. Einmal per Mail, das nächste Mal über Instagram, dann über WhatsApp und am Ende vielleicht auch noch als persönliche Nachricht auf Facebook. Wenn du sie jedes Mal von Hand eingeben musst, kann das sehr zeitintensiv sein – selbst, wenn es sich nur um ein paar Worte handelt! Das gilt erst recht, wenn du – im Fall des Links zu Videokonferenzen – diesen immer erst mal noch aufwendig suchen und kopieren musst. Auch das frisst unvorstellbar viel Zeit. Aber dazu komme ich später noch.

Vielleicht kennst du ja schon „Makros“ oder ähnliche Tipps und Tricks, wie du zumindest ein paar der wiederkehrenden Texte automatisieren kannst. Aber in einer richtig guten Text-Automation steckt noch viel mehr Zeitpotenzial als du denkst! Denn das Hauptproblem ist, dass die Auto-Texte an das jeweilige Programm wie zum Beispiel dein Emailsystem gebunden sind. Sie funktionieren nur dort. Zwar gewinnst du hier durchaus die ein oder andere Minute. Aber das Potenzial wäre noch viel größer, wenn die Auto-Texte programmübergreifend funktionieren würden, oder?

Emails senken die Produktivität

Du denkst jetzt vielleicht, dass so ein Shortcut sich nicht groß auswirkt auf deine Zeit. Schließlich geht es jedes Mal ja nur um wenige Minuten, die du damit beschäftigt bist, dieselben Texte nochmal und nochmal zuschreiben oder einen Link nochmal und nochmal zu suchen, um ihn dann zu kopieren. Keine große Sache, könntest du sagen. Aber stell dir mal vor: Studien belegen, dass wir im Durchschnitt 30 Prozent unserer Arbeitszeit mit dem Lesen und Schreiben vor allem von E-Mails verbringen. Bei einem 8-Stunden-Tag sind das 144 Minuten – mehr als 2 Stunden – die wir nicht effektiv zum Arbeiten nutzen. Und das unter anderem deswegen, weil wir dieselbe Message immer wieder aufs Neue von Hand in die Tastatur oder in den Screen tippen. Oder diesen verdammten Link immer wieder suchen und finden müssen.

Nicht warten, sondern starten!

In Sachen Shortcuts gilt dasselbe wie bei den Tools, von denen wir es letztens bereits hatten: Mach nicht den Fehler und warte darauf, dass du ein Tool findest, das alle deine Ansprüche zu 100 Prozent erfüllt. Das vollautomatisch deine Texte erstellt, wenn du nur ein Stichwort nennst oder eine Taste drückst. Bis es dieses Tool gibt, vergehen noch ein paar Jahre. Die solltest du auf keinen Fall mit Warten und Aufschieben verbringen, sondern stattdessen sofort loslegen und dir das Leben entsprechend einfacher machen.

Ein Shortcut, viele Systeme

Schon jetzt gibt es Programme, die dir mit Shortcuts zu merklich mehr Zeit in deinem Alltag verhelfen. Dabei bieten sich dir Möglichkeiten, von denen du vermutlich noch nicht einmal ahnst, dass es sie gibt. Denn das passende Programm hilft dir, in ALLEN deinen Systemen und Programmen auf dem PC mit denselben Shortcuts oder Kürzeln denselben Text zu generieren. Ein Beispiel für ein solches Programm ist PhraseExpress. Überall da, wo Schreibprozesse bei dir noch nicht automatisiert und über ein System geregelt sind, kannst du mit diesem Tool wertvolle Zeit gewinnen. Ich zum Beispiel habe mit diesem Programm allein seit Januar 2021 schon vier Stunden weniger mit dem Schreiben und Versenden von Nachrichten und dem Suchen und Finden von Links verbracht als davor.

Einladung per Knopfdruck

Konkret wende ich es zum Beispiel bei der Videokonferenz-Plattform Zoom an. Hier treffen sich mehrere Leute in einem virtuellen Raum, um Dinge zu besprechen. Ich nutze Zoom für On-Screen-Treffen mit meinen Kunden, also vergleichsweise häufig. Der Link zu meinem Raum im Internet ist etwas länger und gespickt mit irgendwelchen Zahlen. Wenn ich jetzt also nur mal schnell meinen Standard-Link verschicken möchte, um jemanden zu einem Zoom-Meeting einzuladen – heute per Mail und morgen per WhatsApp – muss ich mich eigentlich erst mal bei Zoom einloggen, um den Link zu kopieren. Oder ich muss ihn anderweitig suchen. Mit PhraseExpress habe ich mir eine wertvolle Abkürzung geschaffen. Ich gebe in meine Tastatur – egal, in welcher Anwendung ich gerade stecke – nur die Kombination aus [.] + [zo] ein und das Tool setzt automatisch den hinterlegten Text ein. Bei mir ist das: „Unser Meetingraum: https://zoom.us/j/XXXXXXXXXXX, das Kennwort ist XXXXXXX“. (Natürlich ist „XXXXXXX“ nicht mein Kennwort. Ich will dir nur ein Beispiel nennen, ist ja klar!)

Gut, oder? Mir macht es großen Spaß, mir mein Leben mit solchen kleinen Tricks zu erleichtern. Obendrein habe ich mir am Ende des Tages noch Zeit für Dinge geschaffen, die mir wirklich wichtig sind. Wenn auch du noch mehr dazu erfahren willst, habe ich hier ein Angebot für dich: Immer in der ersten Woche eines Monats, meist am Mittwoch, lade ich dich und andere zu einer kostenlosen Beratungsstunde zum Zeitmanagement ein. Im April geht es darum, wie du PhraseExpress bei dir integrieren und direkt umzusetzen kannst. Und das Beste: Solltest du diesen Blogbeitrag erst später ansehen, ist das kein Problem. Für alle, die sich registrieren, gibt es nämlich einen Zugang zur Akademie, in der sie die Aufzeichnungen des ganzen Jahres sehen können! Also melde dich schnell an!

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

·        Wir schreiben häufig dieselben Nachrichten auf unterschiedlichen Medien. Wenn wir mehrere Mitarbeiter haben, dann schreiben sogar mehrere Menschen dieselben Texte immer wieder selbst. Und wenn wir Links verschicken wollen, suchen wir uns diese jedes Mal mühsam zusammen, um sie dann zu kopieren. Dabei muss das gar nicht sein!

·        Eine Studie hat herausgefunden, dass im Durchschnitt 30 Prozent der Arbeitszeit allein für das Lesen und Schreiben von E-Mails draufgehen. Das sind mehr als zwei Stunden am Tag!

·        Warte nicht auf die „Super-Sonder-Lösung“, die irgendwann alles abdeckt und vollautomatisch deine Texte kreiert und verschickt.

·        Beginne lieber schon jetzt im Kleinen. Nimm dir einfache, aber wiederkehrende Texte, die du über Tools wie zum Beispiel PhraseExpress vorgefertigt schreiben und mit einem Shortcut einfügen kannst – und zwar anwendungsübergreifend! Und vergiss dabei die Links nicht!

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi