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Bestimmt hast du schon einmal den Begriff „Mental Load“ gehört. Damit sind all die Dinge gemeint, um die unser Denken ununterbrochen kreist. Sachen, die wir unbedingt erledigen müssen und die wir auf gar keinen Fall vergessen dürfen. Mental Load kann richtig nerven. Es sei denn, du arbeitest mit einer sinnvollen To-do-Liste. Dann nämlich kann sich dein Gehirn zwischendrin auch mal entspannen. Ich erkläre dir, warum.

1. Vorteil einer To-do-Liste: Du bestimmst selbst über deinen Arbeitstag

Wie du vielleicht aus einem meiner anderen Beiträge bereits weißt, spreche ich nicht von MEHREREN „To-do-ListeN“, sondern von EINER „To-do-ListE“. Keine Mehrzahl, nur Einzahl. Wenn du anfängst, auf mehreren verschiedenen Listen deine Aufgaben zu sammeln, brauchst du irgendwann eine To-do-Liste für die To-do-Listen. Dabei willst du dein Leben doch vereinfachen, nicht verkomplizieren! Jetzt fragst du dich vielleicht: Warum sollte ich eine To-do-Liste nutzen? Am Anfang meiner Arbeit als Coach für Zeitmanagement dachte ich, dass die Führungskräfte unter meinen Kunden wüssten, wie strukturiertes Arbeiten aussieht, und sie mit To-do-Listen umgehen können. Ich ging davon aus, dass ich ihnen Aufgaben gebe und sie diese in einen Prozess umsetzen und erledigen. Kurz: dass sie Selbstmanagement und entsprechende Arbeitstechniken drauf haben. Da hatte ich falsch gedacht! Viele Führungskräfte haben genauso wie ihre Mitarbeiter oder Selbstständige Schwierigkeiten damit, Struktur in ihre Arbeit und in ihr Leben zu bringen. „Was habe ich zu tun?“ und „Bis wann?“ sind Fragen, die sie für sich nicht beantwortet haben. Damit leben sie planlos in den Tag hinein und reagieren lediglich auf Dinge, die von außen an sie herangetragen werden: E-Mails, Anrufe, Projektsitzungen und so weiter. Ihr Tag ist bestimmt von den Ansprüchen anderer. Sie stolpern von einer dringenden Sache zur nächsten, weil sie nicht gut vorbereitet sind. Es scheitert an Priorisierung, an Struktur und Organisation.

2. Vorteil einer To-do-Liste: Du weißt genau, bis wann du was erledigen musst

Wie sieht es hingegen aus, wenn ich anhand einer für mich gut funktionierenden To-do-Liste meine Aufgaben bestimme? Dann weiß ich genau, was ich zu tun habe und bis wann ich es zu tun habe. Ich bekomme alles pünktlich geregelt, weil ich alle meine Abläufe und Projekte im Griff habe. Das gibt nicht nur mir ein gutes Gefühl und Gelassenheit, sondern auch allen, die mit mir zu tun haben: meinen Mitarbeitern, meinen Geschäftspartnern, meinen Kunden und nicht zu vergessen: meiner Frau, meinen Freunden und allen, mit denen ich in meinem Alltag sonst noch so zu tun habe. Sie alle (und ich selbst) wissen, dass sie sich auf mich verlassen können. Alles, was in meinem Leben gerade zu tun ist, habe ich dank meiner To-do-Liste auf einen Blick parat – sowohl geschäftlich als auch privat. Damit kann ich viel besser entspannen. Denn die Mental Load, die ich sonst mit mir herumschleppen würde, habe ich auf ein Minimum reduziert.

3. Vorteil einer To-do-Liste: Das Rechenzentrum im Kopf kann mal abschalten

Denk zum Beispiel mal an deinen Computer. Wenn du zu viele Programme gleichzeitig öffnest, kann es sein, dass er immer langsamer arbeitet. Weil die so genannte CPU-Auslastung zu hoch ist. Ähnlich ist das mit unserem Gehirn: Wenn wir zuviel gedanklich mit uns herumschleppen, ist unsere Rechenkapazität eingeschränkt. Wir sind weniger kreativ. Wir sind langsamer. Wir werden schneller müde. Eine To-do-Liste hilft dir, dein Rechenzentrum zu entlasten. Wenn du dich dann außerdem daran machst, deine Aufgaben konzentriert und fokussiert abzuarbeiten, schaffst du etwas, was dir ungeahnte Superpower verschafft: Du kommst an den Punkt, wo es für dich nichts zu tun gibt, weil alle deine To-dos abgearbeitet sind und du in allen Projekten und Aufgaben up-to-date bist. Du hast alles erledigt, bevor es überhaupt fällig ist. Wenn an einem solchen Tag die Sonne scheint, kannst du um 10 Uhr morgens Feierabend machen und baden gehen. Toll, oder?

4. Vorteil einer To-do-Liste: Du gewinnst an Lebens- und Arbeitsqualität

Denk jetzt bitte nicht, ich würde das schon seit Jahrzehnten praktizieren! Noch im Studium war dieser Zustand für mich undenkbar. Ich hatte solange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem hatte. Das war sehr anstrengend! Heute erledige ich Dinge, wenn sie dran sind. Und wenn ich Zeit und Ressourcen habe, vorauszuarbeiten, mache ich auch das. So komme ich immer wieder in die Situation, dass ich in meine Projektlisten gucke und feststelle, dass ich grade nichts tun kann, weil mir zum Beispiel andere erst noch Informationen liefern müssen, bevor ich weiterarbeiten kann. Das verschafft mir sehr viel Lebens- und Arbeitsqualität. Und ich möchte auch dich dabei begleiten, deinen To-dos nicht hinterherzurennen, sondern ihnen immer einen Schritt voraus zu sein. Dann kannst du das Leben in vollen Zügen genießen und zwar genau dann, wenn es stattfindet: JETZT! Denn das, was da grade passiert, ist die Zeit deines Lebens!

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben:

-         Bringe Struktur in dein Arbeits- und Privatleben, indem du eine To-do-Liste nutzt.

-         Sie hilft dir, selbst über deine Tage und Wochen zu bestimmen und verhindert, dass du von externen Aufgaben getrieben bist.

-         Genieße damit das gute Gefühl und die gedankliche Freiheit, dass alles, was du an Aufgaben zu erledigen hast, aufgeschrieben ist. Du kannst keinen Termin verpassen und keine Aufgabe vergessen – dank deiner To-do-Liste.

-         Nicht nur du kannst dich entspannen, sondern auch alle, die mit dir zu tun haben: Sie wissen, dass sie sich auf dich verlassen können und du fristgerecht lieferst.

-         Dem Rechenzentrum in deinem Kopf tust du mit einer To-do-Liste ebenfalls etwas Gutes! Es kann seine Kapazitäten für andere Dinge aufwenden, anstatt dich ständig an deine dringenden Aufgaben zu erinnern.

-         Mit ein bisschen Übung und der richtigen To-do-Liste, die perfekt zu dir passt, erreichst du den Punkt, wo du Aufgaben erledigst, bevor sie überhaupt fällig sind.

-         So gewinnst du wertvolle und auch spontane Auszeiten mitten im Alltag – in dem herrlichen Gefühl, dass du grade nichts verpasst und alles auf dem aktuellsten Stand ist.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!

Alles Liebe,
dein Zeitmagnet Andi