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Ein Leben ohne To-do-Liste ist möglich, aber nicht sinnvoll. In diesem Beitrag erkläre ich dir, warum auch du unbedingt die Dinge, die du erledigen willst oder musst, schriftlich festhalten solltest - egal, ob digital oder handschriftlich. Lerne die entscheidenden Fragen kennen, die dir helfen, die für dich perfekte To-do-Liste zu erstellen!

To-do-Listen-Frage #1: Warum brauchst du eine To-do-Liste?

Lass uns zunächst einen Blick darauf werfen, was eine To-do-Liste eigentlich ist. Per Definition ist sie eine Aufgabenliste oder Liste offener Punkte, die festlegt,welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen. Deine To-do-Liste sorgt also dafür, dass du nichts vergisst. Und somit ist sie ziemlich wertvoll. Denn etwas zu vergessen - egal, ob im Berufsleben, im Familienalltag, im Sportverein oder wo auch immer - ist immer etwas Negatives. Es ist schlecht für dein Selbstbild und schlecht für deine Außenwirkung. Wenn du deine To-dos im Griff hast, Dinge rechtzeitig erledigst und pünktlich lieferst, kannst du deinen Wert enorm steigern. Dass ist schon mal ein großer Pluspunkt.

Ein weiterer Vorteil von To-do-Listen hat mit dir selbst zu tun: Wenn du weißt, dass alles, was zu tun ist, strukturiert, sortiert, definiert und in deinem Kalender eingeplant ist, kannst du dir ganz entspannt spontane Auszeiten gönnen. Oder einen Arztbesuch wahrnehmen. Oder auch mal einen Tag krank sein. Wenn du weißt, dass dank deiner To-do-Liste alles im Plan ist, gewinnst du an Lebensqualität und Gelassenheit. Du gewinnst an Struktur und die Priorisierung fällt dir leichter, dein Zeitmanagement funktioniert reibungslos.

To-do-Listen-Frage #2: Was passiert, wenn du keine To-do-Liste nutzt?

Bei der Vorbereitung aufs Abitur und auch während meines Studiums habe ich ausprobiert, wie ein Leben ohne To-do-Listen funktioniert. Nicht, weil ich ein Experiment wagen wollte, sondern weil ich es einfach nicht besser wusste. Beim Lernen für Prüfungen, beim Schreiben von Hausarbeiten und beim Vorbereiten von Referaten habe ich nach dem Prinzip gelebt: "Ich habe so lange ein Motiviationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe." Will heißen: Ich habe immer alles auf den letzten Drücker erledigt und war maximal gestresst. Und das, obwohl ich eigentlich ausreichend Zeit gehabt hätte, mich um alles ganz in Ruhe zu kümmern. Das möchte ich dir gern ersparen. Und deshalb folgen nun ein paar weitere Fragen, die dir helfen, die für dich passende To-do-Liste zu finden. Nimm dir die Zeit, verschiedene Methoden auszuprobieren. Danach wirst du wissen, in welche Richtung es für dich geht. Denn das muss jeder für sich selbst herausfinden. MEINE To-do-Liste ist für MICH perfekt. Für DICH allerdings wäre sie vielleicht völlig ungeeignet.

To-do-Listen-Frage #3: Wie würdest du reagieren, wenn deine To-do-Liste plötzlich nicht mehr auffindbar wäre?

Stell dir mal vor, du hast alle, wirklich alle deine To-dos in einer Liste zusammengetragen. Und dann ist sie plötzlich verschwunden. Wie reagierst du? Wärst du mit den Nerven völlig am Ende und in Tränen aufgelöst? Oder würdest du mit den Schultern zucken und sie aus dem Gedächtnis nochmal neu schreiben? Wenn du eher zur ersten Gruppe gehörst, weil du große Probleme hättest, deine To-do-Liste zu reproduzieren – zum Beispiel, weil sie vertraglich festgesetzte Abgabefristen oder ähnliches enthält – dann solltest du dir unbedingt eine Cloud-basierte Form einer To-do-Liste suchen. Von einer handschriftlichen Notiz würde ich dir an dieser Stelle dringend abraten.

To-do-Listen-Frage #4: Digital oder analog? Das ist hier die Frage!

Dass handschriftliche Notizzettel mit deinen To-dos nicht nur leichter verloren gehen als digitale, ist nur einer ihrer Nachteile. Ein weiterer ist, dass du auf einem Blatt Papier nicht einfach Punkte verschieben oder deren Priorisierung ändern kannst. Was du bei einer digitalen Liste binnen Sekunden über "Drag & Drop" erledigst, kostet in der analogen Version wertvolle Zeit, weil du deine Liste jedes Mal neu schreiben musst. Deshalb empfehle ich dir, dir eine elektronische und Cloud-basierte Lösung zu suchen, die auf mehreren Endgeräten funktioniert. Wenn du dann zum Mitnehmen das Wichtigste trotzdem auf einen Zettel schreibst, weil du damit gut arbeiten kannst, ist das natürlich vollkommen in Ordnung.

To-do-Listen-Frage #5: Für welche Bereich deines Lebens brauchst du To-do-Listen?

Ich persönlich mache hervorragende Erfahrungen mit einer einzigen To-do-Liste, die sowohl meine geschäftlichen als auch meine privaten Aufgaben in sich vereint. Ich mag es, alles in einer Übersicht zu haben und für einen entsprechenden Ausgleich zwischen den Bereichen meines Lebens zu sorgen. Ich schätze den Wechsel zwischen den einzelnen Feldern und Fokuszeiten sehr. Ich kenne aber auch viele Menschen, die mit einer strikten Trennung besser klar kommen. Die führen dann lieber unterschiedliche Listen. Es kommt auf dich und deine Arbeits- und Lebensweise an, ob du besser mit einer einzigen Liste oder mit mehreren Themen-spezifischen arbeitest.

Auch, welche Bereiche deine To-do-Liste umfassen soll, ist dir überlassen. Bei mir zum Beispiel gibt es neben dem Geschäftlichen und Privaten auch noch eine Sparte "Vereinstätigkeiten", weil das für mich super so funktioniert.

To-do-Listen-Frage #6: Wo bist du, wenn du deine To-dos abarbeitest? Und welches Gerät hast du dabei?


Diese Frage ist eigentlich sehr naheliegend. Und doch machen wir uns darüber oft keine Gedanken, wenn wir unsere To-dos schriftlich festhalten. Wo bist du, wenn du an deinen To-dos arbeitest? Zuhause? Im Büro? Im Zug? Auf der Baustelle? Im Café? Und welches Tool brauchst du, um deine Aufgaben zu erledigen? Dein Handy? Deinen Laptop? Dein Tablet? Du musst an dem Ort, an dem du dich um die To-dos kümmerst, zum einen Zugriff auf die To-do-Liste haben und zum anderen in der Lage sein, mit dem Endgerät, das du dabei hast, auch daran zu arbeiten. Ich beispielsweise habe nur EIN Handy, EINEN Laptop, EIN Tablet, ich nutze alle Devices sowohl für Privates als auch für Berufliches. Meine To-do-Liste ist auf allen Endgeräten abrufbar und wird automatisch synchronisiert, so dass ich sie auf jeden Fall immer dabei habe.

To-do-Listen-Frage #7: Wieviele Projekte laufen bei dir parallel?

Wie sieht dein Arbeitsalltag aus? Hast du mehrere Projekte gleichzeitig laufen, die unterschiedliche Aufgaben erfordern? Oder hast du immer einzelne To-dos, die du eines nach dem anderen erledigst? Wie ein Steuerbeamter zum Beispiel, der eine Steuererklärung nach der anderen in die Hand nimmt (so stelle ich mir das jedenfalls vor). Als Brandschutzingenieur habe immer mehere Baustellen parallel. Wenn ich die eine Anfrage erledigt habe und auf die angeforderten Informationen warte, kann ich mich schon ums nächste To-do in diesem Projekt kümmern. Für eine optimale Selbstorganisation definiere ich innerhalb meiner To-do-Liste Projektlisten, über die ich dann Projekt für Projekt abarbeite. Daraus ist für mich klar ersichtlich, welche die Dinge sind, um die ich sofort kümmern muss. Und welches die Dinge, die darüber hinaus wichtig sind. Für mich hat das den klaren Vorteil, dass ich meine Projekte auf diese Weise proaktiv angehen und umsetzen kann. Ich bin nicht im Reagierenmodus und hechele Fristen hinterher. Ich erledige alles, was in der Zukunft liegt und für ein Projekt ansteht, wenn ich die Zeit habe, mich darum zu kümmern. Ich bearbeite dabei mehrere Dinge gleichzeitig, die noch nicht zeitkritisch sind, wo es sich aber gerade anbietet, sie zu erledigen. Wenn ich hingegen Zeitdruck habe, kann ich mich nur um die wirklich wichtigen To-dos kümmern. Alles andere muss liegen bleiben.

To-do-Listen-Frage #8: Bist du viel auf Rückmeldung von anderen angewiesen?

In vielen Berufen spielt die Rückmeldung von Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern eine wichtige Rolle. Ich als Brandschutzingenieur muss oft auf Informationen vom Architekten warten. Dem Steuerbeamten fehlt vielleicht ein wichtiges Dokument vom Steuerzahler. Es gibt also Phasen, in denen man ein Projekt nicht vorantreiben kann, weil grade jemand anders in der Pflicht ist, etwas zu liefern. Hier deshalb ein Tipp aus der Praxis: Wenn du etwas schriftlich anforderst, stelle deinem Gegenüber eine Frist. "Darf ich Sie bis XY. um Rückmeldung bitten?" oder "Bitte schreiben Sie mir, bis wann eine Rückmeldung möglich ist". Wenn du hinter alles eine Frist setzt, kannst du in einer separaten „Warten auf“-Liste alles aufschreiben, wo du auf Zuarbeit von anderen wartest. Bei mir landet alles, wo ich eine Rückmeldung von außen brauche, auf der "Warten auf"-Liste. Wenn du nicht auf termingerechte Rückmeldung angewiesen bist, brauchst du die natürlich nicht. Aber wenn du einen Job hast, wo du auf Zuarbeit von anderen angewiesen bist, empfehle ich dir eine Liste.

To-do-Listen-Frage #9: Wo sind deine Projektinfos gespeichert?

Wo sicherst du die Informationen, Dokumente, Unterlagen und so weiter, die du brauchst, um deine To-do-Listen zu bearbeiten? Auf dem PC in einem Ordner? Ganz klassisch in Handmappen? In einer Cloud? Frag dich einmal: Wo sind all die Dinge deiner Arbeit abgelegt und abgespeichert? Wenn du viele unterschiedliche Projekte mit unterschiedlichen Fristen und Abhängigkeiten hast, kann ich dir "Notion" sehr ans Herz legen. Das ist ein Tool, mit dem du auf unterschiedlichen Endgeräten textbasierte Inhalte erstellen kannst und gleichzeitig Zugriff hast auf alles, was du dafür brauchst. Es verschafft mir viel Flexibilität. Wenn bei dir hingegen die komplette Projektkommunikation und -definition extern läuft, weil das bei deinem Arbeitgeber so geregelt ist, reichen dir auch einfache Excel-To-do-Listen oder Apps wie "Remember the Milk" und andere. Das kommt ganz darauf an, welche Projektstruktur du hast. Sinnvoll finde ich, wenn diese Listen dir die Möglichkeit geben, bereits Erledigtes zwar abzuhaken, aber immer noch einzusehen. Damit du überprüfen kannst, ob du Dinge wirklich erledigt hast.

To-do-Listen-Frage #10: Wie finde ich MEINE To-do-Liste?

Klingt nach viel Aufwand für eine To-do-Liste? Er lohnt sich, das verspreche ich dir! Nimm dir Zeit, probiere Verschiedenes aus, feile an deiner To-do-Liste, bis sie zu dir passt. In weiteren Blogbeiträgen verrate ich dir noch mehr Tipps, die dir weiterhelfen.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben:

-         Mach dir bewusst, welche Vorteile du von einer To-do-Liste hast. Dann fällt es dir leichter, sie konsequent zu führen.

-         Kläre für dich, auf welchem Medium eine To-do-Liste für dich am besten funktioniert? Digital? Analog? Das hängt von deinem Typ ab und von deiner Arbeits- und Lebensstruktur.

-         Definiere für dich die Bereiche, die in deiner To-do-Liste zu finden sein müssen.

-         Mach dir bewusst, wo dir deine To-do-Liste zur Verfügung stehen muss, damit sie dir wirklich weiterhilft. An welchem Ort und auf welchem Endgerät?

-         Laufen bei dir mehrere Projekte parallel? Dann kann es sinnvoll sein, deine To-do-Liste entsprechend zu organisieren.

-         Musst du oft auf Rückmeldung oder Zuarbeit von anderen warten? Dann lege eine "Warten auf"-Liste an!

-         Hast du deine Projektinfos da greifbar, wo du sie brauchst? Nur dann kannst du auch wirklich gezielt daran arbeiten, deine To-dos zu erledigen.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!

Alles Liebe,
dein Zeitmagnet Andi