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Vermutlich hast du nicht mitgezählt, in wievielen Videokonferenzen du in den vergangenen Monaten gesessen hast. Bestimmt weißt du nicht, wieviele Stunden deiner wertvollen Lebenszeit du im Homeoffice vor dem Rechner gesessen und darauf gewartet hast, dass die anderen Teilnehmer endlich deinem Zoom-Meeting beitreten. Und gut möglich, dass du keine Ahnung hast, wieviele graue Haare dir in Online-Meetings gewachsen sind, weil wieder jemand die Datei auf seinem PC nicht findet, über die ihr grade sprecht. Doch bestimmt waren es viele!

Videotelefonie und Onlinekonferenzen sind aus unserem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Doch was ist bei Videokonferenzen wichtig? Und worauf solltest du bei Online-Meetings achten? Heute verrate ich dir einige Tipps und Tricks, wie du sie effektiver gestaltest – für dich, aber auch für alle anderen Teilnehmer.

Zeitmanagement-Tipp #1: Wann finden Onlinekonferenzen am besten statt?

Die meisten Onlinekonferenzen finden gleich morgens um 9 Uhr statt. Dabei fragt sich kaum jemand, ob das überhaupt sinnvoll ist. Aber mach dir mal Gedanken darüber, wie dein Tagesrhythmus aussieht und wann du am meisten Energie und Kreativität für deinen Job aufbringst. Gut möglich, dass du dann bei den Stunden vor dem Mittagessen landest. Ist das eine sinnvolle Zeit, um in einem Skype-Meeting zu sitzen oder dich über Microsoft Teams mit den Kollegen zu besprechen? Nein! Das ist, als würdest du an einem Freitagnachmittag mit einem Ferrari in die Stuttgarter Innenstadt fahren: Du kommst nicht vom Fleck. Die vielen PS unter der Haube verpuffen ungenutzt, weil dein tolles Auto im Stau steht. Du bist zum Stillstehen verdammt, die Energie kann nicht fließen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch unökonomisch! Bringe in den Stunden, in denen du am besten kreativ und effektiv arbeiten kannst, lieber Projekte voran und erledige wichtige To-Dos. Und nutze dann das zweite Tageshoch nach dem Mittagstief für die Online-Meetings.

Natürlich kann es auch umgekehrt sein, dass du vormittags erst mal warm werden musst, um dann nachmittags zu voller Kraft aufzulaufen. Dann legst du die virtuellen Treffen natürlich besser auf den Morgen. Entscheidend ist, dass du für dich erkennst, wann sie idealerweise für dich stattfinden. Und dann schlägst du deinen Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden entsprechende Termine vor. Wenn du Tools wie „Calendly“ oder „Book Like a Boss“ nutzt, kannst du ausschließlich Zeiten angeben, die für dich gut passen. Wenn du es in der Hand hast, schaffe so für dich optimale Bedingungen.

Zeitmanagement-Tipp #2: Wie lassen sich virtuelle Meetings optimieren?

Natürlich erlebst du aber auch Situationen, in denen jemand anders den Zeitpunkt für eine Videokonferenz bestimmt. In diesem Fall lohnt sich sinnvolles Zeit- und Selbstmanagement. Definiere dem Host deines Meetings klipp und klar ein Zeitfenster, in dem du teilnehmen kannst. Nehmen wir zum Beispiel an, du bekommst eine Sitzungseinladung für ein Treffen von 10 Uhr bis 13 Uhr. Musst du dann geballte drei Stunden deiner Lebens- und Arbeitszeit dafür vor dem Rechner sitzen? Ich denke nicht! Suche das Gespräch mit der Person, die dich im Meeting dabei haben will, und besprich mit ihr, dass das zu viel für dich ist. Einigt euch entweder darauf, dass du am Anfang beim Round Up anwesend bist und dein Thema gleich im Anschluss besprochen wird, damit du dich danach ausklinken kannst. Oder macht es so, dass du dich nach der ersten halben Stundeso lange aus dem Meeting ausklinkst, bis entweder dein Thema dran ist oder deine Expertise gefragt ist. Dann stehst du innerhalb von wenigen Minuten online zur Verfügung – dem mobilen Arbeiten sei Dank! Argumente, die du anführen kannst, sind zum Beispiel, dass dann nicht zu viele Teilnehmer die Konferenz bevölkern oder du in der Zwischenzeit an dem Projekt weiterarbeitest. Liefere deinem Host gute Gründe, warum du nicht die geschlagenen drei Stunden dabei sein musst. Vor allem, wenn du nach Stunden bezahlt wirst, ist auch der Kostenfaktor ein schlagkräftiges Argument.  

Zeitmanagement-Tipp #3: Wie viele Teilnehmer sind in einer Videokonferenz sinnvoll?

Je wohler wir uns alle mit der Online-Kommunikation fühlen und je mehr Videokonferenzsysteme boomen, umso mehr entsprechende Angebote nutzen wir. Es gibt Online-Konferenzen oder auch -Seminare, die mit mehreren Tausend Teilnehmern stattfinden. Das ist kein Problem, weil hier nicht jeder zu Wort kommen muss. Bei Video-Meetings, zu denen jeder Teilnehmer sinnvoll beitragen soll, gibt es jedoch durchaus ein Limit. Eine feste Größe kann ich dir nicht nennen. Vielmehr musst du dich fragen, was sinnvoll ist und wer unbedingt dabei sein sollte. Wen braucht es wann? Es ist kein Problem, ein Zoom-Meeting mit zwei Dutzend Personen zu beginnen. Doch gleich nach dem Round Up sollten diese sich in Cluster aufteilen, die sich ganz gezielt mit bestimmten Themen beschäftigen. Hierfür treffen sich dann nur wenige Teilnehmer in einem Außenraum, wo konstruktives Arbeiten, kreativer Austausch und konzentriertes Zuhören möglich ist. Diese Arbeitstechnik mag am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig sein. Aber schnell wird allen klar werden, wie sinnvoll sie ist.

Zeitmanagement-Tipp #4: Wie gestalte ich Videokonferenzen effektiv?

Der positive Nebeneffekt der oben genannten Arbeitstechnik ist, dass du damit Schluss machst mit Konferenzen, bei denen du dich überflüssig fühlst – oder bei denen andere sich überflüssig fühlen. Niemand hat gern den Eindruck, dass er seine wertvolle Zeit vergeudet. Damit Videokonferenzen wirklich effektiv und strukturiert ablaufen, musst du dir vorher ein paar Gedanken machen. Leg eine Themenliste an, die im Meeting auf jeden Fall besprochen werden muss. Bereite die Unterlagen vor, die du dafür griffbereit haben musst. Öffne alle Dateien auf deinem Rechner, die du im Laufe des Meetings brauchen wirst. Nichts ist so anstrengend wie ein Teilnehmer, der eine wichtige Datei erst nicht findet und sie dann nicht geöffnet bekommt – ganz zu schweigen davon, dass er sie sich nie angesehen hat und überhaupt nicht weiß, was drinsteht. So sparst du dir und den anderen Zeit.

Zeitmanagement-Tipp #5: Wie lange sollten Online-Meetings dauern?

Mein wichtigster Tipp zur Dauer von Online-Meetings lautet: Mach es kurz und bündig! Nehmt euch 30 oder 45 Minuten, in denen ihr euch strukturiert um ein Thema kümmert. Definiere nicht nur das Zeitfenster, sondern auch das Ziel, das ihr in dieser Zeit konsequent verfolgt. So holst du alle Teilnehmer ab und gibst vor, worum es in den kommenden Minuten gehen soll. Damit ihr jede Sekunde eures virtuellen Zusammenseins nutzen könnt, empfehle ich dir, im Vorfeld alle auf denselben Wissensstand zu bringen. Bereite ein Handout vor, aus dem klar hervorgeht, wie ihr eure Plattform – egal, ob Zoom, Skype, Microsoft Teams oder was auch immer – am besten nutzt. Wo können die Teilnehmer ihr Mikrofon auf stumm stellen? Warum ist das sinnvoll? Wie lässt sich der Bildschirm teilen? Wie gibt man Bescheid, dass man etwas sagen möchte? Und so weiter. Das Ganze funktioniert wie ein Regelbuch für euer Meeting. Und jeder weiß Bescheid.

Zeitmanagement-Tipp #7: Wie mache ich Videokonferenzen angenehmer und produktiver?

Wir mögen uns inzwischen an Videokonferenzen gewöhnt haben. Das ändert aber nichts daran, dass die meisten von uns sie immer noch anstrengend finden. Wir sitzen die ganze Zeit, schauen gebannt auf den Bildschirm, sind eigenartigen Lichtverhältnissen ausgesetzt und müssen uns auf Dinge konzentrieren, die uns ausschließlich virtuell vermittelt werden. Wir vergessen, uns zu bewegen und zu trinken, unsere Augen trocknen aus und unser Nacken verspannt sich. Das ist mühsam!

Doch das muss gar nicht sein! Wenn du der Host einer Videokonferenz bist, kannst du diese ganz einfach für dich und alle anderen Teilnehmer angenehmer und produktiver gestalten. Wenn ihr die konzentrierte Arbeitsphase aus Tipp #5 hinter euch habt, ordne eine kurze Pause an. Und gib den anderen konkrete Anweisungen, was sie jetzt tun sollen: „Holt euch einen Kaffee!“, „Macht das Fenster auf und lüftet 5 Minuten durch“, „Streckt und reckt euch, steht auf und geht einmal vor die Tür“ oder ähnliches hilft den anderen, sich vom Bildschirm zu lösen und die Pause sinnvoll zu nutzen – anstatt mal schnell die Mails zu checken oder zu gucken, was auf WhatsApp in der Zwischenzeit eingetrudelt ist. Trau dich, aktiv Befehle zur Entspannung und zur Regeneration zu geben! Alle Teilnehmer werden es dir danken! Denn du machst euer Meeting sofort angenehmer und effizienter, wenn ihr alle mal kurz durchschnauft.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

  • Online-Konferenzen lassen sich wesentlich effektiver und angenehmer gestalten, wenn du als Host (oder auch als Teilnehmer) einige Dinge beachtest. Und nicht vergessen: Die meisten der Tipps und Tricks lassen sich auch auf analoge Meetings anwenden!
  • Finde für dich heraus, wann Zoom-Meetings & Co. für dich idealerweise stattfinden. Und wenn du derjenige bist, der einlädt, plane sie entsprechend.
  • Wenn du nicht der Host für ein virtuelles Treffen bist, kläre im Vorfeld, in welchem Zeitfenster du unbedingt anwesend sein musst und wann nicht.
  • Überlege dir vor einem Meeting ganz genau, wessen Anwesenheit unbedingt erforderlich ist, um die Zahl der Teilnehmer zu begrenzen. Eventuell kann es sinnvoll sein, nach dem Round Up kleinere Gruppen zu bilden, die sich unterschiedlichen Themen widmen.
  • Bereite dich gut auf das virtuelle Treffen vor: Bereite das Thema vor, habe alle Dokumente parat, öffne alle wichtigen Dateien.
  • Halte Online-Besprechungen kurz und bündig. Schaffe konzentrierte Arbeitsphasen, in denen ein klar definiertes Ziel verfolgt wird.
  • Sorge nach den Arbeitsphasen dafür, dass alle eine Pause einlegen. Mach konkrete Vorschläge dafür, was zu tun ist: Kaffee trinken. Lüften. Kniebeugen. Was auch immer. Alle sollen diese Zeit sinnvoll nutzen.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter http://youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest – fürs Studium, aber auch später für dein Arbeitsleben, registriere dich hier für unser monatliches Webinar und unsere Akademie.

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi