Wenn wir anderen davon erzählen, dass wir (zu) viel zu tun haben, bekommen wir als Antwort gern zu hören: „Du hast nicht zu viel zu tun. Du hast nur die falschen Prioritäten.“ Deshalb habe ich mir für dich Gedanken darüber gemacht, was dir Prioritäten für dein Zeitmanagement bringen und was nicht. Wenn du diesen Blogbeitrag gelesen hast, hast du die Antworten auf die Fragen „Was bedeutet es, meine Priorität zu setzen?“, „Warum soll ich Prioritäten setzen?“ und „Wie setze ich meine Prioritäten richtig?“ parat.
Eine Prioritätenliste gibt es eigentlich nicht
Wenn wir einer Sache Priorität einräumen, dann gewichten wir sie höher als etwas anderes. Wir behandeln sie vorrangig. Priorität kann immer nur eine Sache haben. Und genau deshalb gibt es – genau genommen – keine Prioritätenliste. Was wir meinen, wenn wir „Prioritätenliste“ sagen, ist eine „To-Do-Liste“, auf der die einzelnen Punkte nach ihrer Dringlichkeit sortiert sind. Das kann ein wichtiges und sinnvolles Tool sein, um voranzukommen. Aber das Wichtigste, im Sinne von „Priorität“, ist darauf meistens nicht zu finden.
Zeitmanagement-Tipp #1: Wann definiere ich, was Priorität verdient?
Um dieses eine Wichtige für dich festzulegen, empfehle ich dir, diese Sache gleich morgens festzulegen. Vor allem, wenn du grade mobil arbeitest oder im Homeoffice bist. Gönne dir morgens Zeit für dein Zeit- und Selbstmanagement. Was ist es, das du heute erledigen oder schaffen musst, damit dieser Tag ein guter für dich wird? Damit du dieses Heute als einen Erfolg verbuchst? Was ist das eine To-Do, nach dessen Erledigung du theoretisch auch den restlichen Tag auf dem Sofa liegend verbringen könntest, ohne dich damit schlecht zu fühlen?
Meine Arbeitsorganisation sieht zum Beispiel so aus, dass ich mir vor dem Start in den Arbeitstag eine Priorität wähle. Heute ist das zum Beispiel, diesen Blogbeitrag zu schreiben. Wenn das erledigt ist, hat sich der Tag für mich bereits gelohnt. Dieser einen Sache ordne ich heute alles andere unter. Ich habe meinen Tagesplan danach ausgerichtet und entsprechend Zeit für diese Arbeit reserviert.
Zeitmanagement-Tipp #2: Wie finde ich heraus, was Priorität hat?
Wenn du herausfinden willst, was heute für dich Priorität hat, stelle dir die eine Frage: „Was ist heute richtig wichtig?“ Wenn du dich zuerst mit dieser Antwort beschäftigst, dann landest du bei der Priorität,die dich in deinem Leben und in deinem Business weiterbringt. Dann erkennst du die eine Sache, mit der du heute, hier und jetzt eine Veränderung für deine Zukunft bewirkst. Und erst dann kümmerst du dich um die nächsten dringlichen Dinge. Das sind zum Beispiel Aufträge, wo du so langsam Ergebnisse liefern musst oder bei denen du zwingend etwas bearbeiten musst. Das ist aber auch das Projekt, das in den kommenden Wochen den größten Output für dich generieren wird. Oder eine Sache, die du in den vergangenen Tagen immer wieder weggeschoben hast, weil sie noch nicht dringlich und wichtig genug war. Es lohnt sich, deine Arbeitseinteilung so auszurichten.
Zeitmanagement-Tipp #3: Wie finde ich heraus, was keine Priorität hat?
Genauso, wie es Elemente in deinem oder meinem Leben gibt,die IMMER oberste Priorität verdienen, gibt es andere, die NIE solche Aufmerksamkeit bekommen sollten. Aber Vorsicht: Hier sind viele (vor allem Vorgesetzte) anderer Meinung! Wenn du mich fragst, hat das Beantworten von E-Mails NIE Priorität. Telefonate haben NIE Priorität. Alles, was von außen an mich herangetragen wird, hat NIE wirklich Priorität. Nur das, was von innen kommt, hebe ich auf die oberste Stufe meiner Wichtigkeits- und Dringlichkeitspyramide. Das zu wissen, hilft mir enorm bei der Prioritätensetzung.
Zeitmanagement-Tipp #4: Warum hat das Telefon nie Priorität – auch bei Telefonistinnen nicht?
Lass mich an einem anschaulichen Beispiel erklären, was ich damit meine. Nehmen wir eine Telefonistin oder einen Telefoniste. Sie verdienen ihren Lebensunterhalt damit, den Telefondienst zum Beispiel in einem Unternehmen zu übernehmen und zwischen Kunden und Mitarbeitern zu vermitteln. Natürlich spielt in diesem Beruf das Telefon eine zentrale Rolle! Aber selbst eine Telefonistin sollte morgens nicht ins Büro kommen, sich hinsetzen und sofort loslegen. Auch sie sollte ihre Priorität zunächst darauf legen, sich für den Tag eine Struktur zu schaffen. Dazu gehört, dass sie sich 15 Minuten überlegt, was sie heute besser machen kann als in der Vergangenheit. Dass sie gut vorbereitet ist. Dass sie sich fragt, wie sie heute in ihrer Kraft bleiben und freundlich selbst auf unverschämteste Anfragen reagieren kann. Auch, wenn für die meisten Telefonisten nur ein kleiner Spielraum besteht, wie sie ihre Arbeit gestalten können, sollten sie diese Lücke für sich nutzen. „Was kann ich heute dafür tun, dass es mir gut geht?“, ist die alles entscheidende Frage. Die Priorität.
Zeitmanagement-Tipp #5: Haben deine Prioritäten wirklich Priorität?
Ich verspreche dir: Wenn du deine Priorität für dich festgelegt hast, leistest du einen aktiven Beitrag zur Gestaltung deiner Zukunft! Du sorgst dafür, dass es dir künftig noch besser geht als jetzt gerade. Alles andere sind nur To-Dos auf einer Liste, die sich ohnehin nie leert. Sie sind da, um abgearbeitet zu werden, und um deinen Lebensunterhalt zuverdienen. Das ist wichtig, schon klar. Aber um langfristig weiterzukommen, musst du deine Priorität höher aufhängen.
Nehmen wir zum Beispiel das Thema Sport. „Ich habe keine Zeit für Sport“, ist die häufigste Ausrede, warum Menschen sich nicht ausreichend bewegen. Und das, obwohl wir doch längst alle wissen, wie wichtig Sport ist und welchen Beitrag er dazu leistet, dass wir gesund und fit bleiben bis ins hohe Alter. Wenn du Sport – oder einfach körperliche Bewegung – zu deiner Priorität machst, dann hat das einen nachhaltigen Effekt auf deine Zukunft. Denn du bist wacher. Du bist fitter. Du kannst dich besser erholen. Du stärkst dein Immunsystem. Du steckst Krankheiten und Verletzungen besser weg. Du wappnest dich gegen die typischen Volkskrankheiten wie Diabetes Mellitus Typ II & Co. Und das nicht nur jetzt, sondern für die kommenden Jahre und Jahrzehnte. Wenn du dich also das nächste Mal entscheiden musst, ob du morgens um 7 Uhr eine Runde Joggen gehst oder ob du schon die ersten Emails beantwortest, dann frag dich kurz: Was bringt mir auf lange Sicht mehr? Und dann triff die richtige Entscheidung!
Zeitmanagement-Tipp #6: Wie beeinflusst du dein Arbeitenund Leben langfristig positiv?
Prioritäten sind ein wichtiger Schritt auf dem Weg hin zu einem Arbeiten und einem Leben, wie du es dir wünschst. Aber es gibt noch viele andere Dinge mehr, mit denen du aktiv dazu beitragen kannst, heute deine Zukunft positiv zu beeinflussen. Auf meinem YouTube-Kanal findest du viele wertvolle Tipps, die dir weiterhelfen. Dabei geht es ums Telefonieren, um den Umgang mit E-Mails und darum, wie du künftig in weniger Zeit das Wichtige erledigt bekommst und am Ende mehr Spielraum für dich hast und das, was dir wichtig ist – egal, ob es sich dabei um Sport handelt oder um das gemütliche Faulenzen auf dem Sofa.
Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben
Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!
Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter https://youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!
Alles Liebe,
dein Zeitmagnet Andi