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Geht es dir auch so, dass du Fristen vor allem dadurch einhältst, dass du sie ständig verschiebst? In meinem Blogbeitrag erkläre ich dir, wie verpasste Deadlines endlich der Vergangenheit angehören. Einen Spoiler habe ich schon mal für dich: Meine heißgeliebte To-do-Liste spielt dabei eine entscheidende Rolle!

Fristen-Hack #1: Mach dir bewusst, dass eine Frist auch ein Versprechen ist

Wer Fristen ständig sprengt, indem er sie vergisst oder wissentlich ignoriert, hat in der Regel nicht nur ein Zeitproblem, sondern bald auch ein Imageproblem. Denn egal, mit wem der Abgabe- oder Liefertermin vereinbart ist – dem Vorgesetzten, dem Kunden, dem Partner oder dem eigenen Kind – eine verpasste Frist ist so etwas wie ein kleiner Vertrauensbruch. Du hast einen Vertrag, der zwischen dir und einer anderen Person zustande kam, nicht erfüllt. Das klingt jetzt natürlich hochdramatisch. Ich will dir nur klar machen, dass hinter einer verpassten Deadline mehr steckt als ein "Ich hab's halt nicht geschafft". Und auch für uns selbst fühlt sich so ein gesprengter Abgabetermin nicht gut an. Denn im Anschluss sind wir hektisch damit beschäftigt, die Feuer zu löschen, die wir selbst gelegt haben. Weil wir – völlig zurecht – eins auf den Deckel bekommen haben. Wir bedienen dann denjenigen am schnellsten, der am lautesten schreit. Und sind gestresst.  

Fristen-Hack #2: Nutze eine To-do-Liste für mehr Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit

Wie also lässt sich diese Situation vermeiden? Ganz einfach! Mit einer To-do-Liste! Lass uns zielstrebig darauf hinarbeiten, dass du deine Aufträge etc. erledigt hast, lange bevor sie fällig sind. Denn wenn du dann feststellst, dass die Sonne von einem wolkenlosen Himmel lacht, kannst du einfach mal spontan Feierabend machen, auch, wenn es erst 10 Uhr morgens ist. Die To-do-Liste ist dein Schlüssel zum Erfolg. Du brauchst sie, um VOR deine Fristen zu kommen und die Dinge zu erledigen, die ohnehin erledigt werden müssen – nur jetzt eben extra pünktlich. Auch in der To-do-Liste müssen Fristen und Termine verankert sein. Du musst wissen, bis wann was erledigt sein muss. Und auch alle, die mit dir zu tun haben, müssen wissen, bis wann was erledigt sein muss und bis wann sie dir was liefern müssen, damit du weiterarbeiten kannst. All das sollte deine To-do-Liste beinhalten.

Fristen-Hack #3: Finde heraus, welche To-do-Liste für dich funktioniert

Ich habe es in anderen Beiträgen bereits erwähnt, bringe es aber auch an dieser Stelle noch einmal an: Ich kann dir leider nicht die ultimative To-do-Liste liefern, die zu 100 % zu dir passt. Du musst selbst herausfinden, was am besten für dich funktioniert. Ob handgeschrieben oder virtuell, ob über eine Smartphone- oder Computer-App, ob über ein Worddokument oder eine Excel-Tabelle: Du entscheidest, womit du arbeiten kannst und willst. Deine Arbeitsweise spielt dabei auch eine große Rolle: Wenn du hauptsächlich an einem Projekt arbeitest, in dem du mehrere Fristen einhalten musst, brauchst du eine andere Liste als wenn du parallel an mehreren Projekten arbeitest und in jedem von ihnen Deadlines berücksichtigen musst. Der Aufwand lohnt sich! Denn mit einer cleveren To-do-Liste hast du alles im Blick und kannst entsprechend zielstrebig und zuverlässig arbeiten.

Fristen-Hack #4: Nutze Fokusblöcke, um deine Aufgaben zu erledigen

Unverzichtbar beim Vermeiden von verpassten Fristen sind auch die Fokusblöcke. Du musst für dich definieren, wann du dich überhaupt um die Aufgaben auf deiner Liste kümmerst. Überlege dir hierfür, wie für dich ein perfekter (Arbeits-)Tag aussieht. Wie sieht dein perfektes Schema aus, um Zeitblöcke in deinen Tag zu integrieren, in denen du deine dringenden und drängenden Aufgaben erledigst. Wann ist deine Kreativität am größten – sofern du sie für dein Projekt brauchst? Wann im Tagesablauf hast du die meiste Power zur Verfügung? In welchen Stunden könntest du Bäume ausreißen? Und in welchen nur Grashalme? Wenn du die Antworten auf diese Fragen für dich gefunden hast, kannst du dir in die produktiven Zeiten Fokusblöcke einplanen. Das funktioniert am besten mit einer Checkliste: Ist dein Festnetztelefon auf den Anrufbeantworter umgeleitet? Ist der Anrufbeantworter auf stumm geschaltet? Liegt dein Handy im Flugmodus mit dem Display nach unten weit entfernt von dir? Sind alle Zeitfresser-Apps wie Facebook, Instagram, TikTok & Co. geschlossen? Hast du deine Emailbenachrichtigung zum Stillschweigen verdammt? Sind deine Kollegen informiert, dass du zwei Stunden lang unter keinen Umständen gestört werden willst? Prima! Dann bist du bestens vorbereitet, konzentriert an den To-dos auf deiner Liste zu arbeiten und deine Fristen einzuhalten. Ein bis zwei Fokusblöcke von jeweils 90 bis 120 Minuten pro Woche genügen für den Einstieg. Dann kannst du dich langsam steigern.

Fristen-Hack #5: Ergänze deine To-do-Liste um Fristen- und Abhängigkeitslisten

Der schönste und effektivste Fokusblock hilft dir nicht weiter, wenn du ihn nicht nutzen kannst, weil du noch auf die Zuarbeit von anderen wartest. Deshalb ist es unbedingt notwendig, dass du sämtliche To-dos und Fristen im Blick hast – auch die, die dich auf den ersten Blick nicht direkt betreffen. Dafür nutze ich eine Fristen- und Abhängigkeitsliste, die ich mit meiner To-do-Liste kombiniere. Darin enthalten sind die Fristen vor den Fristen, also die, die andere einhalten müssen, damit ich pünktlich liefern kann. Diese kommuniziere ich natürlich entsprechend. Schließlich müssen die anderen wissen, wann ich was von ihnen brauche. Das verlangt ein ziemlich hohes Maß an Projektplanung. Denn du entscheidst, wann du die entsprechende Mail schreiben oder den Anruf tätigen kannst, um zu besprechen, was du von den anderen brauchst. Und dann ist noch wichtig, dass du diese Kommunikation der Fristen entsprechend dokumentierst. Auch das hilft dir, den Überblick zu bewahren und entsprechend nachzuhaken, falls auch die anderen ein Problem mit dem Einhalten von Deadlines haben.

Fristen-Hack #6: Hol dir gezielt Hilfe - zum Beispiel bei mir

Das war jetzt natürlich ein Schnelldurchlauf in Sachen "Nie wieder Fristen verpassen". Neben der perfekten To-do-Liste brauchst du vor allem Geduld und Zeit, bis du das für dich passende System gefunden und in deinen Tagesablauf integriert hast. Aber du wirst sehen, dass nicht nur dein Arbeiten, sondern auch dein Leben enorm davon profitieren werden! Wenn du dir Hilfe holen möchtest, bin ich gern für dich da. Such dir einen entsprechenden Blogbeitrag oder ein passendes YouTube-Video aus meinem Angebot raus. Oder melde dich auch einfach persönlich bei mir. Ich biete dir ein kostenloses Gespräch an, in dem ich dir wertvolle Tipps zur Umsetzung gebe. Denn ich möchte, dass du weiterkommst und deine wertvolle Zeit nicht vergeudest mit verpassten Deadlines. Denn egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben:

-         Mache dir klar, dass Fristen und Termine immer auch ein Versprechen sind. Es lohnt sich aus vielen Gründen, sie ernst zu nehmen und einzuhalten.

-         Eine To-do-Liste hilft dir dabei, jederzeit den Überblick über deine Verbindlichkeiten zu bewahren. So weißt du, wann du was zu tun hast.

-         Die perfekte To-do-Liste gibt es nicht. Für jeden passt eine andere. Nimm dir die Zeit und finde für dich heraus, welche am besten zu dir und deiner Arbeits- und Lebensweise passt!

-         Fokusblöcke helfen dir dabei, in die Umsetzung zu kommen. Denn die schönste To-do-Liste bringt dir nichts, wenn du keine Zeit hast, die dort vermerkten Aufgaben umzusetzen.

-         Wenn du in deinen Projekten darauf angewiesen bist, dass andere dir pünktlich Material oder Informationen liefern, brauchst du nicht nur eine To-do-Liste, sondern auch eine Fristen- und Abhängigkeitsliste.

-         Wenn du alleine nicht weiterkommst, hol dir Hilfe. Mein YouTube-Kanal enthält viele hilfreiche Videos zum Thema Zeitmanagement. Auch in meinem Blog verrate ich dir immer wieder Tipps und Tricks, die dir weiterhelfen. Und natürlich bin ich immer auch persönlich für dich da. Melde dich, dann finden wir zusammen eine Lösung für dein Fristen-Problem.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!

Alles Liebe,
dein Zeitmagnet Andi