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Wenn du selbstständig bist, hängt dir der Spruch bestimmt schon zu den Ohren raus: „Als Selbstständiger arbeitet man selbst. Und das ständig.“ Aber mal unter uns: Wie sieht es bei dir denn im Alltag tatsächlich aus? Trifft es auf dich zu, dass du rund um die Uhr im Einsatz bist für dein Business? Und keine Zeit für anderes bleibt? Dann zeige ich dir heute gleich mehrere Möglichkeiten, wie du davon wegkommst!

Zeitmanagement-Tipp #1: Motiviere deine Mitarbeiter zur Optimierung

Wenn du Angestellte hast, motiviere sie dazu, sich selbst überflüssig zu machen. Klingt paradox? Ist es aber nicht!

Viele Geschäftsführer oder Führungskräfte machen einen entscheidenden Fehler: Ihre Mitarbeiter profitieren nicht davon, wenn sie einen effektiven Verbesserungsvorschlag einbringen und damit ihren Arbeitsalltag optimieren.

Nehmen wir mal an, dass du mich bei dir angestellt hast, um in acht Arbeitsstunden pro Tag ein bestimmtes Arbeitspensum zu erfüllen. Nun finde ich einen Weg, wie ich Zeit einspare und dieses Pensum schon in sechs anstelle von acht Stunden erfülle. Wenn ich nun aber damit rechnen muss, dass du mir anstelle einer Belohnung für die gewonnenen zwei Stunden mehr Arbeit aufdrückst, werde ich mir sehr genau überlegen, ob ich nicht lieber alles beim Alten lasse und weiterhin in aller Ruhe vor mich hinarbeite. Denn es gibt keinen Anreiz für mich, das, was ich jetzt schon tue, in weniger Zeit zu erledigen.

Hör auf, deine Angestellten für die Zeit zu bezahlen, die sie im Büro sind. Denn das kannst du gar nicht: Ihre Lebenszeit ist viel mehr Geld wert als du jemals aufwenden kannst. Erinnere dich daran, dass du deine Angestellten immer für ihr Ergebnis bezahlst. Wenn ich als dein Mitarbeiter mich und meine Arbeit also selbst optimiere und etwas in sechs anstatt in acht Stunden erledige, darfst du mir gern zusätzliche Aufgaben geben. Aber dann ist das, was ich tue, mehr als das, was wir vereinbart haben. Da steht ein Bonus an, eine Gehaltserhöhung, ein zusätzlicher freier Tag im Jahr oder irgendetwas anderes, was mich für diese Verbesserung belohnt. Bezieh mich als Mitarbeiter dabei mit ein, dann ist meine Motivation, Verbesserungen einzubringen, noch größer. So kriegst du mich und meine Kollegen dazu, aufmerksam die Augen offen zu halten, wo es Tools und Mittel gibt, um unsere Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen. Stelle dir vor, wie es wäre, wenn du und dein Team so jeden Tag eine Stunde mehr Zeit gewinnen würden? Wetten, dass alle mehr Spaß bei der Arbeit haben?

Zeitmanagement-Tipp #2: Konzentriert euch auf das Wesentliche

Und da sind wir auch schon beim nächsten Tipp für dich und deine Mitarbeiter, wenn ihr im Büro arbeitet: Erlaube euch klare Fokuszeiten! Nehmt euch eine halbe Stunde am Tag, in der ihr alle Ablenkungen ausschaltet. Keine Emails, kein Festnetztelefon, kein Handy. Eine Zeit ohne Klingeln, Piepen, Fiepen oder Vibrationsalarm. Eine Zeit, in der ihr euch komplett von der Außenwelt abschottet. Das könnt ihr alle gleichzeitig machen oder jeder für sich, so, wie es passt. Und in dieser besonderen Zeit konzentrieren sich alle auf die Aufgaben, die an diesem Tag unbedingt erledigt werden müssen. Fragt euch schon am Morgen: Was ist die eine Sache, die heute auf jeden Fall und unter allen Umständen erledigt werden muss? Was ist die zweit- und die drittwichtigste Sache? Und was sind die Dinge, die zwar schön wären, aber kein Muss? Und dann legt los.

Das wird nicht sofort funktionieren, ihr müsst das Level langsam hochfahren. Am Anfang genügt eine halbe Stunde, später könnt ihr eure Fokuszeit ausweiten. Wichtig ist aber auch, sie dann wieder gezielt zu beenden.

Zeitmanagement-Tipp #3: Nutze Telefontermine mit deinen Kunden

Auch außerhalb der Fokuszeit ist es sinnvoll, das Telefon nur zu bestimmten Zeiten klingeln zu lassen. Dafür kannst du deine Kunden dazu anhalten, dass sie sich ihren Telefontermin selbst aussuchen. Verschiedene Programme wie „Book it Like a Boss“ oder „Calendly” helfen dir dabei und verhindern, dass dich unangekündigte Anrufe aus dem Workflow reißen und du danach erst wieder mühsam rein finden musst.

Zeitmanagement-Tipp #4: Nutze Videos für standardisierte Nachrichten

Viel Zeit gewinnst du in deinem Arbeitsleben als Selbstständiger auch, indem du standardisierte und wiederkehrende Texte nicht immer wieder neu eingibst. Nutze hierfür Programme wie PhraseExpress, mit dem du über verschiedene Shortcuts vordefinierte Textpassagen einfügst – und zwar programmübergreifend. Überlege dir außerdem, wo es sich lohnt, mit Videos zuarbeiten.

Wenn du zum Beispiel ein Steuerbüro betreibst, könnte es hilfreich sein, dass du deinen Klienten in einem Video eine sinnvolle Ordnerstruktur erklärst. Dafür filmst du dich mit deinem Smartphone einmal dabei, wie du alle Details erklärst. Achte darauf, dass der Ton gut ist und das Licht von vorn kommt. Und dann lädst du das Video auf einer nicht gelisteten YouTube-Seite hoch. Anstatt nun also jeden Monat 15 Mal deinen Klienten zu erklären, wie die optimale Ordnerstruktur aussieht, schickst du ihnen einfach den Link zu dem Video. Und gewinnst damit wertvolle Lebenszeit. Vielleicht schenkst du ihnen passend dazu einen entsprechenden Ordner und hängst ihnen auch noch eine Ordnerstruktur an, die sie sich ausdrucken können. Wenn sie das nächste Mal ihre Unterlagen bei dir abgeben, findest du alles so vor, dass du sofort loslegen kannst. Das funktioniert natürlich nicht nur für ein Steuerbüro, sondern für die meisten Branchen. Denn egal, womit du dein Geld verdienst, wird es in deinem Arbeitsalltag Themen geben, bei denen es sich lohnt, deinen Kunden entsprechende Erklärvideos zur Verfügung zu stellen.

Zeitmanagement-Tipp #5: Informiere deine Mitarbeiter per Video

Was bei deinen Kunden und Klienten sinnvoll ist, lohnt sich auch und erst recht für deine Mitarbeiter. Stell dir mal vor, wie es wäre, wenn du neuen Mitarbeitern künftig ein Videoarchiv zur Verfügung stellen könntest, in dem sie Anleitungen zu allen wichtigen Arbeitsabläufen finden? Themen wären zum Beispiel: Wie legt man bei euch einen Auftrag an? Wie legt man einen neuen Kunden an? Wie funktioniert euer Archiv? Wie rechnet ihr Aufträge ab? Erkläre den Prozess einmal in allen Details vor laufender Kamera. Und anstatt mit einem neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen und Wochen stundenlang solche Details zu besprechen, stellst du ihm über das Intranet oder eine nicht gelistete YouTube-Seite die Videos zur Verfügung. So kann er sich alles in Ruhe ansehen –und das bei Bedarf auch mehrmals. Und du nimmst dir anstelle der vielen Stunden einfach 120 Minuten, um mit dem neuen Mitarbeiter Essen zu gehen und ihn als Person kennenzulernen. Das ist viel wertvoller.

Zeitmanagement-Tipp #6: Registriere dich für unser monatliches Mentoring

Wenn dir diese Tipps gefallen haben, habe ich hier noch einen weiteren für dich: Auf meiner Homepage findest du viele Informationen, die dir als Selbstständigem helfen, mehr Zeit für die Dinge zu haben, die dir wirklich wichtig sind. Außerdem empfehle ich dir, dass du dich für mein kostenloses monatliches Mentoring anmeldest. Dabei lernst du viele weitere Methoden kennen, wie du Zeit in deinem Alltag gewinnst. Und weil diese virtuellen Treffen live stattfinden, kannst du all deine Fragen und deine Einwände sofort loswerden. Ich helfe dir dann dabei, das Problem sofort zu lösen. Falls du mal nicht dabei sein kannst, findest du alle Aufzeichnungen in meiner Akademie.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

·        Viele Selbstständige sind rund um die Uhr im Einsatz. Dabei gibt es viele Möglichkeiten, wertvolle Zeit für Dinge zu gewinnen, die ihnen wichtig sind.

·        Mitarbeiter, die selbst von Optimierungen in ihrem Arbeitsalltag profitieren, sind hochmotiviert, Verbesserungsvorschläge einzubringen und euch allen das Arbeitsleben zu erleichtern.

·        Fokuszeiten helfen dir und deinem Team, konzentriert die Arbeit zu erledigen, die an diesem Tag unbedingt geschafft werden muss.

·        Geplante Telefonate sorgen dafür, dass jeder im Workflow bleiben und diesen optimal nutzen kann.

·        Videos von wiederkehrenden Nachrichten und Informationen ersparen es dir, dass du deinen Kunden und Klienten dieselben Dinge immer und immer wieder erklären musst.

·        Auch deine Mitarbeiter profitieren von Videos, in denen du ihnen standardisierte Arbeitsabläufe etc. erklärst – und sie sparen dir wertvolle Lebenszeit!

·        In meinem monatlichen Mentoring erfährst du viele weitere Tipps, wie du als Selbstständiger mehr Zeit gewinnst.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi