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Viele Angestellte sehen keinen Grund, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. „Davon habe ich keinen Vorteil. Dann muss ich entweder für dasselbe Geld mehr arbeiten oder ich bekomme für dieselbe Arbeit weniger Geld“, sagen sie. Wie sieht es bei dir aus? Gehörst du zu den Angestellten, die aus genau diesen Gründen nicht effizienter arbeiten wollen? Dann verpasst du viele Chancen, dir selbst mehr Zeit für die schönen Dinge in deinem Leben zu verschaffen! Ich erkläre dir, wie du es trotz Angestelltenverhältnis schaffst, mehr Zeit für dich zu gewinnen.

Darum lohnt es sich, deine Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen

Wenn du zu den oben genannten Angestellten gehörst, bist du nicht allein. Viele Geschäftsführer und Vorgesetzte machen nämlich denselben Fehler: Sie lassen ihre Mitarbeiter nicht teilhaben an den Vorteilen, die entstehen, wenn sie ihre Effizienz steigern. Dabei geht es anders, und zwar ganz einfach. Ich bin selbst Unternehmer und habe Angestellte. Und ich bin froh, wenn sie mit Optimierungsvorschlägen zu mir kommen. Denn das verschafft uns allen – meinem Team UND mir – mehr Lebenszeit. Sie sollen also davon profitieren, entweder durch mehr Freizeit oder durch mehr Gehalt. Ich sehe es so: Wenn einer meiner Mitarbeiter es schafft, dasselbe Arbeitspensum, für das ich ihn eingestellt habe, in weniger Zeit zu erledigen – warum sollte er dann als „Belohnung“ weniger Gehalt oder zusätzliche Aufgaben bekommen? Das ergibt doch überhaupt keinen Sinn! Ich bezahle meine Mitarbeiter ja nicht für die Zeit, die sie bei mir absitzen, sondern für das Ergebnis, das sie erarbeiten. Ich bin davon überzeugt, dass Unternehmer falsch handeln, wenn sie ihre Mitarbeiter nicht zu Innovationen und Optimierungen ermutigen. Denn dann machen alle „Dienst nach Vorschrift“ und vergeuden das Wichtigste, das sie haben: ihre Lebenszeit.

Zeitmanagement-Tipp #1: Gut geplant ist halb gewonnen

Eine wichtige Lektion, die ich in den vergangenen Jahren gelernt habe, ist die der Planung. Denn Arbeitstage, an denen Ereignisse unverhofft auf mich einprasseln und ich nur am Reagieren bin, sind für mich sehr anstrengend und aufwändig. Stattdessen sehe ich zu, dass ich ins Agieren komme und die Themen für jeden Arbeitstag proaktiv angehe. Mein Tipp für dich: Erstelle dir Tages- und Wochenpläne, setze Prioritäten, bereite dich mental auf den Tag vor. Und dann arbeite dich Schritt für Schritt konsequent voran.

Zeitmanagement-Tipp #2: Schaffe dir konzentrierte Arbeitsstunden

Schaffe dir in deinem Arbeitsalltag Fokusblöcke. Damit meine ich, dass du für eine bestimmte Zeit alle Ablenkungen ausblenden und dich nur auf eine Aufgabe konzentrieren sollst. Tür zu, Telefon stumm, Outlook aus. Fang mit 25 konzentrierten Minuten an und steigere dich langsam. Bei mir liegt das Maximum an konzentrierter Arbeitszeit bei 45 Minuten, andere schaffen 90 Minuten. Das ist ganz unterschiedlich. Wichtig: Danach eine Pause einlegen! Bis zu vier Stunden kannst du so mit maximalem Output arbeiten. Bedeutet: Wenn du gleich morgens damit anfängst, hast du bis zur Mittagspause den Großteil deiner wichtigen Aufgaben für diesen Tag erledigt.

Zeitmanagement-Tipp #3: Reduziere deine Erreichbarkeit

Bestimmt weißt du aus eigener Erfahrung, wie drastisch ein unerwarteter Telefonanruf dich aus deinem Workflow reißen kann. Es dauert mehrere Minuten, bis du danach wieder in die Aufgabe zurückfindest, mit der du eigentlich gerade beschäftigt warst. Schaffe Abhilfe, indem du deine Erreichbarkeit reduzierst und auf feste Tageszeiten konzentrierst! Lass Menschen, die mit dir per Telefon kommunizieren möchten, im Vorfeld einen festen Termin dafür buchen. Registriere dich für meine Akademie und sichere dir hierfür eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung!

Zeitmanagement-Tipp #4: Ändere dein Mailverhalten

Was ist dein erster Arbeitsschritt, wenn du morgens im Büro deinen PC hochfährst? Wetten, dass du zuerst dein Mailprogramm öffnest? Hast du dich jemals gefragt, ob das sinnvoll ist? Ist es nicht, finde ich. Denn sobald du deine Emails am frühen Morgen liest und dich gedanklich auf sie einlässt, wirfst du deine eigene To-Do-Liste über den Haufen und lebst nach dem Zeitplan anderer Menschen. Das verhindert, dass du deinen eigenen Plan in die Tat umsetzt. Ich höre dich schon „Ja, aber …“ sagen. Du denkst, es wäre nicht in Ordnung, die Mails erst NACH einer konzentrierten Arbeitszeit von zwei bis drei Stunden zu checken? Ich sage: „Doch, es ist in Ordnung.“ Würde dein Chef in dieser Zeit ein Meeting vereinbaren, könntest du ja auch nicht nebenbei Mails bearbeiten.

Zeitmanagement-Tipp #5: Standardisiere wiederkehrende Texte

Mit ein paar weiteren scheinbar kleinen Anpassungen in deinem Arbeitsalltag gewinnst du schnell und einfach wertvolle Minuten, die sich nach und nach zu Stunden summieren. Du kannst schon heute damit loslegen! Höre zum Beispiel auf, standardisierte und wiederkehrende Texte immer wieder neu einzugeben. Nutze hierfür Programme wie PhraseExpress, mit denen du über verschiedene Shortcuts vordefinierte Textpassagen einfügst – und zwar programmübergreifend.

Zeitmanagement-Tipp #6: Überzeuge deinen Chef vom Homeoffice

Wenn du die Zeitmanagement-Tipps #1 bis #5 umgesetzt hast und bereits produktiver geworden bist, dann folgt der nächste Schritt: Sieh zu, wie du einen Teil deiner Arbeit vom Homeoffice aus erledigen kannst. Dank der Corona-Pandemie ist das heutzutage ja nicht mehr so kompliziert wie es einmal war. Überzeuge deinen Chef davon, dass du zunächst zumindest einen halben Tag im Homeoffice arbeiten kannst. Das lohnt sich! Denn nur wenn du nicht mehr unter der physischen Kontrolle am Arbeitsplatz stehst, kannst du die durch die kleinen Optimierungen gewonnene Zeit für dich nutzen. Mein Vorschlag: Vereinbare mit deinem Vorgesetzten eine Probezeit fürs Homeoffice. An den entsprechenden Tagen präsentierst du ihm am Abend, was du alles geschafft hast. Tenor muss sein: „Ich habe viel mehr geschafft als im Büro!“ Zeig deinem Chef, dass du zuhause viel gebacken bekommst. Und dann kannst du anfangen, noch mehr Tools einzusetzen, um noch mehr Zeit zu sparen.

Zeitmanagement-Tipp #7: Weite das Homeoffice aus

Wenn du gezeigt hast, dass du an einem Homeoffice-Tag mehr erledigt bekommst als an einem Büro-Tag, dann sollte es ein Leichtes sein, die Anzahl der Homeoffice-Tage zu erhöhen. Und weil du zuhause in fünf bis sieben Stunden das erledigst, was du im Büro selbst in acht Stunden nicht schaffst, gewinnst du an jedem Homeoffice-Tag wertvolle Zeit für dich. Denn du sparst dir ja auch die Fahrerei. Außerdem verbringst du so viel mehr Zeit zuhause und kannst diese nebenbei nutzen für Dinge, die an Bürotagen unerledigt liegen bleiben: die Waschmaschine anwerfen, den Geschirrspüler ausräumen, nebenbei ein bisschen was aufräumen.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

·        Auch als Angestellter hast du viele Möglichkeiten, deine Arbeit in weniger Stunden zu erledigen und damit wertvolle Zeit für dich selbst zu gewinnen.

·        Erstelle konkrete Pläne für deine Arbeitstage und -wochen. So kannst du sicher sein, dass du alle wichtigen Aufgaben zuerst erledigst und du keine Zeit mit unwichtigen Dingen vertrödelst.

·        Schotte dich für so genannte Fokusblöcke von der Außenwelt ab und vertiefe dich komplett in deine Arbeit. Du wirst staunen, wieviel du in wenig Zeit erledigt bekommst!

·        Einen guten Angestellten zeichnet nicht aus, dass er rund um die Uhr erreichbar ist. Ihn zeichnet aus, dass er seine Aufgaben schnell und zuverlässig erledigt. Dabei helfen feste Telefontermine und Emailzeiten.

·        Verschiedene Programme wie PhraseExpress helfen dabei, wiederkehrende Texte zu standardisieren. Per Shortcut lassen sie sich einfügen und sparen dir damit jedes Mal wertvolle Sekunden oder gar Minuten.

·        Nutze die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Je mehr Zeit du zuhause bist, umso effektiver kannst du deine Aufgaben erledigen und umso mehr wertvolle Lebenszeit steht dir am Ende des Tages zur Verfügung.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi