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Wer morgens als erstes seine E-Mails checkt, läuft Gefahr, dass der Tag schon vermiest ist, bevor er überhaupt angefangen hat. Doch das ist nur einer von mehreren Gründen, warum es sich lohnt, den Posteingang erst nach ein paar konzentrierten Arbeitsstunden zu öffnen. Wie du dann, wenn du soweit bist, mit der E-Mail-Flut am besten umgehst, erkläre ich dir in diesem Blogbeitrag.

Zeitmanagement-Tipp #1: Warum ist es nicht sinnvoll, morgens als erstes meine E-Mails zu checken?

Kaffee machen, Zeitung lesen, E-Mails checken: So oder so ähnlich dürfte sowohl bei vielen Angestellten, als auch bei vielen Chefs der Start in den Arbeitstag aussehen. Klingt zunächst sinnvoll, ist es aber nicht. Denn so bestimmen äußere Einflüsse über unseren Start in den Tag. Selbstorganisation? Selbstmanagement? Zeitmanagement? Fehlanzeige! Wie du deinen Tag gestaltest und mit welcher Laune du die kommenden Stunden unterwegs bist, hängt maßgeblich davon ab, was du in diesen Mails liest.

Szenario 1: Wenn du morgens als erstes dein Postfach checkst und da sind nur drei E-Mails eingegangen, dann kommt vielleicht sofort die Angst auf, was das wohl für dein Unternehmen bedeuet. Geht es bergab, weil keiner sich mehr für dich und deine Produkte interessiert? Das stresst! Schließlich halten wir ein überquellendes Postfach immer noch für ein Statussymbol, das etwas aussagt über unsere Beliebtheit und unsere Relevanz auf dieser Welt.

Szenario 2: Wenn du morgens als erstes dein Postfach checkst und in einer der E-Mails steht wirklich etwas Negatives drin, dann hängt dieser negative Input über deinem gesamten Tag.

Szenario 3: Wenn du morgens als erstes dein Postfach checkst und dabei eine E-Mail findest, die dich schon durch ihre pure Existenz nervt (weil der Absender anstrengend ist oder die Sache, um die es geht), dann hast du die ganze Zeit im Kopf, dass du dich um darum auch noch kümmern musst.

Du erkennst anhand dieser Beispiele bestimmt bereits, warum der richtige Umgang mit E-Mails so wichtig ist.

Zeitmanagement-Tipp #2: Wie schaffe ich es, meine E-Mail-Routine zu durchbrechen?

Die spannende Frage ist also, wie du es schaffst, von deiner morgendlichen Routine wegzukommen. Dafür habe ich einen sehr effektiven Tipp für dich, den du im Homeoffice, beim mobilen Arbeiten und auch im Büro ganz einfach umsetzen kannst. Damit du mit schönen und vor allem produktiven Arbeiten in den Tag starten kannst, verschiebst du das Icon deines E-Mail-Programms in einen Ordner. Und diesem Ordner gibst du einen Namen, der dich daran erinnert, dass du AUF KEINEN FALL als erstes deinen Posteingang checken möchtest. "Nicht vor 9 Uhr öffnen" ist eine Option. "Finger weg, Teufelszeug" eine andere. Egal, wie du den Ordner nennst, er sollte dich daran erinnern, dass du deine E-Mail-Routine durchbrechen und künftig sorgsamer mit deinen E-Mails umgehen möchtest.

Auch auf dem Smartphone solltest du diesen Tipp umsetzen, indem du das E-Mail-Icon von der Startseite auf eine andere Seite oder ebenfalls in einen Ordner verschiebst. So verhinderst du, dass du es jedes Mal siehst, wenn du dein Handy in die Hand nimmst.

Zeitmanagement-Tipp #3: Wie reduziere ich die E-Mail-Flut in einem Posteingang?

Wenn du die ersten Fokusblöcke hinter dir hast und es nun an der Zeit ist, deine E-Mails zu checken, gibt es mehrere Dinge, die du in den kommenden Tagen umsetzen kannst, so dass du künftig mehr Freude mit deinem Posteingang hast.

Entscheide, was wirklich wichtig ist. Welche von den E-Mails sind Newsletter, die du immer ungelesen löschst? Öffne sie, scrolle ganz nach unten und klicke auf "Newsletter abbestellen". Denn natürlich dauert es jeweils nur zwei Sekunden, um eine Mail zu löschen. Aber es sind jedes Mal zwei Sekunden zuviel. Und du verbrauchst hierfür Ressourcen, die du anderweitig einsetzen kannst. Jede erhaltene E-Mail, so uninteressant oder unrelevant sie auch sein mag, zieht zumindest für kurze Zeit deine Aufmerksamkeit auf sich.

Danach lege Ordner an für E-Mails, die nicht wirlich wichtig sind, die du aber trotzdem behalten möchtest. Bei mir zum Beispiel landen alle E-Mail von DHL, Amazon, UPS & Co. in einem Ordner "Bestellungen". Wie das geht? Du kannst für dein E-Mail-Postfach Regeln definieren, nach denen es automatisch ankommende Post sortiert. Und das ohne, dass du auch nur einen einzigen Blick darauf werfen musst und erst dann gezielt darauf zugreifst, wenn du etwas zu einer Bestellung wissen möchtest. Ein anderer, wesentlich wichtiger Unterordner, heißt bei mir "Dringend erledigen". Hierhin werden alle Mails verschoben, in deren Betreffs die Wörter "Rechnung", "Invoice", "Zahlungserinnerung", "Mahnung" usw. enthalten sind. Auf diesem Ordner habe ich natürlich ein aufmerksames Auge. Für Newsletter, die du tatsächlich liest und die dir einen Mehrwert liefern, kannst du eine Regel anlegen, dass sie im Ordner "Fachwissen" abgelegt werden. Hier empfehle ich dir, dir parallel einen wiederkehrenden Termin im Kalender für deren Lektüre zu blocken. Das alles bedarf am Anfang einer strikten Organisation. Aber sie lohnt sich!

Zeitmanagement-Tipp #4: Wie organisiere ich meine E-Mails sinnvoll?

Ich kenne Menschen, die haben mehr als 2000 E-Mails in ihrem Posteingang liegen. Und das, obwohl die meisten von ihnen gelesen und erledigt sind. Sieh es mal so: Dein Posteingang ist wie dein Briefkasten. Wenn du in deinem Briefkasten die gesamte Post des vergangenen Jahres liegen hättest, wäre das ganz schön unübersichtlich. Und ein großer Teil deiner wertvollen Ressourcen würde dafür draufgehen, dir Gedanken zu machen, was da alles drin ist. Um deine Mental Load zu verringern, nimm alle E-Mails aus der Zeit vor Jahresbeginn und packe sie in einen Ordner. Sortiere alles, was vor Silvester reinkam, in einem Ordner mit der entsprechenden Jahreszahl. Und sortiere alles, was vor dem aktuellen Monat reinkam, in Ordnern mit dem entsprechenden Monat. Du kannst deine alten E-Mails aber auch nach Projekten oder Kunden sortieren. Wichtig ist nur, dass du sie aus deinem Posteingang entfernst. Gern auch, indem du sie einfach löschst. Achte dabei aber natürlich darauf, dass du deinen Archivierungspflichten nachkommst.

Zeitmanagement-Tipp #5: Wie beantworte ich E-Mails effizient?

Damit du mit deinen E-Mails nicht unnötig Zeit vergeudest, helfen dir ein paar einfache Regeln: 

Öffne jede E-Mail ein Mal. Wenn sie keine Aktion deinerseits fordert, kannst du sie löschen. Wenn du innerhalb von maximal drei Minuten darauf antworten kannst, mach es sofort. Nutze bei wiederkehrenden E-Mails dafür auch gern Tools, um passende Textbausteine einzusetzen. In meinem Blogbeitrag "Zeit sparen bei wiederkehrenden Texten" erkläre ich dir genau, wie das geht. Wenn die Beantwortung länger dauert oder einen längeren Prozess nach sich zieht, setze es auf deine To-Do-Liste. Und dann verschiebe die E-Mail in den richtigen Unterordner.

So enthält dein Posteingang immer nur die neuesten E-Mails und du behältst den Überblick. Das hilft dir auch, eine mentale Klarheit zu behalten. Denn es ist wissenschaftlich erwiesen, dass wir in unserem Kopf Ressourcen auch für die Dinge verwenden, die wir nur unbewusst wahrnehmen, wie ein überquellendes Postfach zum Beispiel.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

  • Höre auf, deinen Arbeitstag mit dem Checken deiner E-Mails zu beginnen. Es ist nie eine gute Idee. Aus vielen verschiedenen Gründen.
  • Durchbrich die Routine, indem du dir den Zugang zu deinem Posteingang erschwerst. Verschiebe das Icon auf dem Desktop oder dem Smartphone in einen Ordner, so dass du es gezielt suchen musst.
  • Reduziere die E-Mail-Flut in deinem Posteingang, indem du überflüssige Newsletter abbestellst und für alle anderen E-Mails Unterordner anlegst.
  • Führe Regeln ein, nach denen dein Posteingang neue E-Mails vollautomatisiert in die richtigen Ordner verschiebt.
  • Vermerke alles, was du aktiv lesen möchtest, in deinem Kalender.
  • Vergiss nicht, auf Rechtssicherheit etc. zu achten. Bestimmte Mails musst du archivieren, ob du willst oder nicht.
  • Frage dich bei neuen E-Mails immer, ob du sie sofort beantworten kannst oder ob du sie auf deine To-Do-Liste verschiebst.
  • Registriere dich für mein Online-Seminar und sieh dir meine YouTube-Videos an, um noch mehr darüber zu erfahren, wie du mit E-Mails sinnvoll umgehst.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter http://youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich hier für unser monatliches Webinar und unsere Akademie.

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi