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Wir können sie lieben oder hassen. Fakt ist: Ein Leben ohne To-Do-Liste können sich die meisten von uns nicht mehr vorstellen. Und das hat seinen guten Grund! Trotzdem gibt es einige Dinge, die du beim Erstellen einer To-Do-Liste (Einzahl!) unbedingt beachten solltest. Ich erkläre dir, welche 5 Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Fehler #1: Du führst gar keine To-do-Liste

Kennst du auch Menschen, die behaupten, sie bräuchten keine To-do-Liste? Die angeblich alles, was sie erledigen müssen, im Kopf haben? Und die davon überzeugt sind, dass es gar nichts bringt, wichtige Dinge aufzuschreiben? Ich kenne mehrere solcher Listen-Verweigerer. Aber ich kenne keinen, bei dem das auf Dauer gut gegangen ist.

Es ist erwiesen, dass die Struktur des menschlichen Gehirnes nicht dafür gemacht ist, To-dos dort abzuspeichern. Jedenfalls nicht, wenn du zwischendrin auch mal abschalten und entspannen willst. Unser Gedächtnis nämlich möchte, dass du all das, was du brauchst, was du erledigen möchtest und was du nicht vergessen solltest, immer parat hast. Es legt diese wichtigen Dinge sozusagen in einem Backup-Speicher ab und holt sie immer dann hervor, wenn du dich grade entspannst. Immer dann, wenn das Gehirn meint, es sei jetzt grade genug Ruhe eingekehrt, um dich an Wichtiges zu erinnern, ploppt in deinem Kopf deine imaginäre To-do-Liste auf. Das kann beim Spaziergang mit dem Hund sein, bei einem gemütlichen Abendessen mit Freunden oder kurz vor dem Einschlafen. Also immer genau dann, wenn du eigentlich nicht daran erinnert werden willst, welchen Kunden du noch anrufen, welche Rechnung du noch überweisen und welches Projekt du noch bearbeiten musst. Du kannst das deinem Gehirn gar nicht vorwerfen. Es denkt eben, du hättest grade Kapazitäten frei.

Und jetzt rate mal: Was passiert, wenn du diese To-dos auf einer Liste außerhalb deines Gehirns festhältst? Dein Gehirn entspannt sich. Es weiß, dass du das Wichtige nicht vergessen wirst, denn du hast es ja aufgeschrieben. Und es hört damit auf, dich beim Spaziergang mit dem Hund, beim Abendessen oder beim Einschlafen aufzuschrecken.

Fehler #2: Du benutzt deinen Posteingang als permanente To-do-Liste

In deinem E-Mail-Posteingang landet alles, was du zu erledigen hast. Da liegt es auf den ersten Blick nahe, ihn auch gleich als To-do-Liste zu verwenden. Leider ist das keine gute Idee. Ich erkläre dir, warum, und zwar anhand eines analogen Briefkastens: Stell dir vor, du nimmst dort die Post von heute raus. Du guckst dir jeden Brief an und entscheidest, was du sofort bearbeiten musst und was noch liegen bleiben kann. Die Umschläge, deren Inhalt nicht drängt, legst du geöffnet und gelesen zurück in den Briefkasten. Morgen gehst du wieder zum Briefkasten, nimmst den gesamten Inhalt – also die Post von inzwischen zwei Tagen – raus. Du arbeitest dich durch den Stapel, nimmst die dringenden Briefe raus und legst alle nicht dringenden Briefe zurück in den Postkasten. Übermorgen gehst du wieder zum Briefkasten … Und so weiter. Du weißt schon, worauf ich hinauswill: Der Stapel an Briefen, mit denen du dich jeden Tag beschäftigen musst, wird von Tag zu Tag größer. Er fordert jeden Tag noch mehr Aufmerksamkeit von dir und nimmt noch mehr deiner wertvollen Zeit in Anspruch. Und dennoch verlierst du gleichzeitig den Überblick.

Und jetzt zurück zum E-Mail-Postfach. Weil es elektronisch ist, erscheint es uns plausibel, die Post dort liegen zu lassen. Aber wenn du das tust, dann landet deine Aufmerksamkeit immer wieder bei Dingen, die entweder schon erledigt oder aktuell noch gar nicht dringend sind. Willst du deine Ressourcen schonen, nimmst du alle E-Mails, die erledigt sind, und alle, die du in deiner To-do-Liste erfasst hast, aus dem Posteingang raus. Mit einem leeren Postkasten bist du jeden Tag up tp date und kannst dich zeitsparend ausschließlich um die neu eintrudelnden Nachrichten kümmern.

Fehler #3: Du benutzt deinen Kalender als To-do-Liste

Es gab eine Zeit in meinem Leben, da war mein Kalender voll mit To-dos: 15 Minuten für die Ablage. 15 Minuten für den Posteingang. 15 Minuten für Telefonate. Alles, was ich zu tun hatte, war akribisch im Kalender erfasst. Was war das Problem damit, mal abgesehen davon, dass mein Kalender überquoll? Sobald sich auch nur ein kleines To-do in meinem Kalender änderte, verschob sich alles. Anstatt meine To-dos abzuarbeiten, verbrachte ich meine Zeit damit, meine To-dos neu zu arrangieren und zu schauen, wie mein Plan trotz Änderung weiter funktionieren würde. Das führte dann unweigerlich dazu, dass ich To-dos in meine Mittagspause oder meinen Feierabend verschob. Denn die beiden waren – im Gegensatz zur Ablage und zu den Telefonaten – nicht in meinem Kalender als Termin verbucht. Weil wir meistens überschätzen, was wir in einer Stunde oder an einem Tag schaffen können, kommt dieser schöne Plan ständig durcheinander. Deshalb habe ich aufgehört, meinen Kalender als To-do-Liste zu nutzen. Mein Kalender von heute ist für Termine da. Und sonst für nichts.

Fehler #4: Die To-dos auf deiner Liste sind zu klein oder zu groß

Jetzt sollte man meinen, dass mit dem Führen einer To-do-Liste alles gut ist – solange sie sich außerhalb von Posteingang und Kalender befindet. Dem ist aber nicht so. Lass uns jetzt einen Blick in die Liste werfen, und zwar konkret auf die Punkte, die dort stehen. Denn oft passiert es, dass die To-dos, die wir uns aufschreiben, entweder zu genau oder zu ungenau formuliert sind. Es ist unsinnig, eine Liste zu führen à la „Kleine Pfanne spülen“, „GroßePfanne spülen“, „Kleinen Kopftopf spülen“, und so weiter. Es ist genauso wenig sinnvoll, nur das Stichwort „Putzen“ auf der To-do-Liste zu vermerken. Denn das kann das Geschirr sein. Das kann aber auch der Küchenboden, das Badfenster oder das Treppenhaus sein. Klitzekleine Schritte bringen dich nicht weiter. Siebenmeilenstiefel-Schritte auch nicht. Deshalb nehme ich mir zum Beispiel am Ende eines Fokusblockes immer noch ein paar Minuten Zeit, um mir den aktuellen Stand aufzuschreiben und, was als nächstes dran ist. Ich notiere mir all die Infos, die ich brauche, um beim nächsten Fokusblock zu diesem Thema schnell wieder reinzukommen. Irgendwo muss ich nachlesen können, warum das To-do wichtig ist.

Fehler #5: Du führst mehrere To-do-Listen

Eine To-do-Liste soll die Dinge, die du zu tun hast, bündeln. Wenn du nun anfängst, mehrere Listen parallel zu führen – zum Beispiel sortiert nach Lebensbereichen – dann brauchst du schon bald eine To-do-Liste, um den Überblick über deine To-do-Listen zu behalten. Denn vermutlich befinden sie sich an unterschiedlichen Orten: im Kalender, auf dem Tablet, auf dem Schreibtisch in Papierform, im Posteingang, im Outlook Task, und so weiter. Das kann funktionieren. Aber die Wahrscheinlichkeit ist ziemlich gering. Du brauchst eine Liste, wo alle To-dos zusammenlaufen. Dort kannst du natürlich unterscheiden in Berufliches und Privates und so weiter, je nach deinem Lebensstil.

Bitte denk daran, dass es niemanden gibt, der dir sagen kann, welche die richtige To-do-Liste für dich ist. Jeder hat andere To-dos, einen anderen Lebensstil, andere Priorität und eine andere Gehirnstruktur. Du bist die einzige Person, die die für dich richtige To-do-Liste erstellen kann. Aus den vielen Tipps, die ich dir gebe – und lies dafür unbedingt auch den Blogbeitrag der kommenden Woche – musst du dir das für dich Passende heraussuchen.

Die Zusammenfassung für mehr Zeit in deinem Leben

  • Führe eine (Einzahl!) To-do-Liste und entlaste damit dein Gehirn. An das, was du notiert hast, musst du dich nicht ständig erinnern.
  • Höre auf, deinen Posteingang als To-do-Liste zuverwenden. Sieh zu, dass in deinem Posteingang ausschließlich die neuesten E-Mails liegen. Alles, was erledigt, unwichtig oder nicht dringend ist, legst du in entsprechenden Ordnern ab.
  • Höre auf, deinen Kalender als To-do-Liste zu verwenden. Im Kalender stehen Termine, keine To-dos. Sonst bist du bei kleinsten Änderungen jedes Mal lange damit beschäftigt, alles umzuorganisieren.
  • Formuliere deine To-dos konkret, aber nicht zu kleinteilig. Du musst beim Lesen einer Aufgabe sofort wissen, was es mit ihr auf sich hat und was die Schritte sind, um sie zu erledigen.
  • Bündle alle To-dos in einer einzigen Liste. Diese kannst du natürlich nach Lebensbereichen sinnvoll unterteilen. Aber lass die Hände von mehreren Listen.
  • Finde für dich heraus, mit welcher Art von To-do-Liste du persönlich am besten arbeiten kannst. Das mag aufwändig klingen, lohnt sich aber.

Nimm dir diese Zeit, denn sie gehört dir! Und egal, was du tust: Es ist die Zeit deines Lebens!

Ein Video zu genau diesem Thema findest du auch auf meinem YouTube-Kanal unter youtube.firelife.de. Hier erscheint immer sonntags das nächste Video mit spannenden und interessanten Impulsen dazu, wie du mehr Zeit in dein Leben bekommst. Schau gern vorbei und abonniere den Kanal, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und wenn du noch mehr von solchen wertvollen Tipps haben möchtest, registriere dich für unsere Akademie!

Alles Liebe,
dein Zeitretter Andi